Client Onboarding Portal

Cuando empezamos a trabajar con más clientes fuera de Buenos Aires, notamos que el primer contacto se volvía confuso. Las consultas llegaban por distintos canales, los presupuestos se armaban en correos sueltos y cada proyecto arrancaba con una llamada distinta. Necesitábamos un punto de partida claro, tanto para nosotros como para quien nos escribía.

Diseñamos un portal de incorporación que ordena el proceso desde la primera consulta. El cliente completa un formulario con datos básicos del espacio: metros cuadrados, tipo de vivienda, ambientes a intervenir y referencias de estilo. Con esa información armamos un primer diagnóstico y definimos si el proyecto es una renovación completa, una asesoría puntual o una curaduría de objetos.

El sistema también organiza la documentación interna. Cada proyecto nuevo genera una carpeta con el relevamiento fotográfico, los planos si existen y las notas de la primera reunión. Así evitamos repetir preguntas y el cliente no tiene que contar su historia dos veces.

Qué incluye el proceso

• Formulario inicial con preguntas sobre el espacio, la luz natural y el uso de cada ambiente.
• Reunión virtual de diagnóstico para revisar las fotos y definir prioridades.
• Propuesta de intervención con paleta de colores, materiales y alcance de trabajo.
• Presupuesto desglosado por etapas, sin cargos ocultos.
• Acceso a un tablero compartido con referencias, avances y decisiones tomadas.

El portal no reemplaza la conversación directa. La usamos como herramienta de orden, pero cada proyecto sigue teniendo una persona a cargo que responde dudas y ajusta la propuesta. Lo que cambió es la claridad: hoy sabemos qué esperar en cada etapa y el cliente también.

Desde que implementamos este flujo, las primeras reuniones son más productivas. Llegamos con información concreta y el tiempo se usa para hablar de diseño, no para repetir datos que ya estaban en el formulario. Para un estudio chico como el nuestro, esa diferencia se nota en cada proyecto.